Vertragsbedingungen

Smiling Voice ist ein Produkt der Royce Business Centers GmbH (Siehe Impressum). Immer, wenn im folgenden Dokument auf Smiling Voice verwiesen wird, ist die Royce Business Centers GmbH oder ein Rechtsnachfolger davon gemeint.

Leistungsbeschreibung

Definitionen

E-Mail-Konto Smiling Voice stellt Ihnen auf Wunsch ein E-Mail Konto zur Verfügung, in das alle eingehenden Nachrichten (E-Mails, Faxsendungen, Gesprächsnotizen, Voicebox-Nachrichten) abgelegt werden. Alternativ können wir auch eine von Ihnen bereitgestellte E-Mail Adresse verwenden.

Das E-Mail-Konto ist mit einem Passwort geschützt, das auch zu Ihrer Identifikation dient. Beachten Sie, dass jeder, der das Passwort kennt, Zugang zu Ihren Daten hat.

Weiterleitungs- Rufnummer Smiling Voice stellt Ihnen eine kostenfreie Rufnummer zur Verfügung. In manchen Fällen kann diese Rufnummer aufgrund der Konfiguration Ihrer Telefonanlage oder aufgrund von Inkompatibilitäten bei der Telekom nicht verwendet werden. Dann stellt Smiling Voice Ihnen eine normale nationale Rufnummer zur Verfügung. Die Rufumleitung selber ist kein Teil der Dienstleistung von Smiling Voice. Die bereitgestellten Rufnummern bleiben Eigentum von Smiling Voice, sie haben keinen Anspruch daran, insbesondere auch nicht bei oder nach Beendigung des Vertrages.

Ihre Geschäftspartner wählen ihre gewohnte Rufnummer und merken normalerweise nichts von der Umleitung.

„Text vor melden“ Der Anrufer hört eine individuelle Mitteilung, während er auf die Annahme des Gespräches wartet. Standard ist eine neutrale Mitteilung, dass so schnell wie möglich weiterverbunden wird. Auf Wunsch nehmen wir für Sie eine individuelle Mitteilung auf oder verwenden von Ihnen bereitgestellte Tondateien. Es ist auch möglich, nur einen Klingelton zu veranlassen.

Eine eventuelle Wartezeit kann mit Musik oder einer informativen Ansage vertrieben, oder zur Vorauserhebung von Daten verwendet werden. Smiling Voice stellt Ihnen ohne Mehrkosten einen neutralen Text mit Hintergrundmusik zur Verfügung, den der Anrufer während einer eventuellen Wartezeit hört. Ebenfalls ohne Mehrkosten können Sie Ihrerseits eine Tondatei bereitstellen, die wir verwenden. Gegen gesondertes Entgelt kann eine nach Ihren Wünschen gestaltete Datei erstellt werden oder weitere Funktionalität (Vorselektion der Anrufer nach Produkten, Regionen, Wünschen etc. oder automatische Erfassung von Daten wie Kundennummern etc.) eingebaut werden, die auch das Routing des Anrufes beeinflussen kann.

Voicebox-Text Dieselben Optionen wie beim „Text vor Melden“ gelten sinngemäß auch für die Voicebox, die alle Gespräche annimmt, die außerhalb der gebuchten Servicezeiten eingehen. Die Voicebox ist mit einer PIN-Nummer geschützt, die Ihnen bekannt gegeben wird. Beachten Sie, dass jeder, der die PIN-Nummer kennt, Zugang zu Ihren aufgezeichneten Gesprächen hat. Die Voicebox kann die Tondateien aufgezeichneter Gespräche auch direkt an Sie per E-Mail senden.

Meldetext Sie vereinbaren mit uns einen Meldetext, mit dem wir Ihre Anrufer am Telefon begrüßen. Dieser Text (wie auch die anderen Texte) kann jederzeit von Ihnen geändert werden.

Telefondienst

Smiling Voice nimmt für sie auf den für Sie bereitgestellten Rufnummern eingehende Rufe entgegen. Während der vereinbarten Servicezeiten werden die Anrufe durch einen unserer Mitarbeiter entgegengenommen, außerhalb dieser Zeiten durch die Voicebox. Falls nichts anderes vereinbart wurde, wird die Dienstleistung montags bis freitags jeweils von 8:00 bis 17:00 Uhr erbracht. An (bayerischen) Feiertagen und in der Zeit jeweils vom 24.12. bis zum darauffolgenden 2.1. wird kein Service erbracht.

Wir verbinden die Anrufer Ihren Weisungen entsprechend weiter oder nehmen Nachrichten entgegen. Diese Nachrichten leiten wir an Sie nach Ihren Wünschen weiter, per E-Mail, per Fax, per SMS oder als Voice-Box Nachricht. Bei der Weiterverbindung von Anrufen sind wir berechtigt eine angemessene Kaution zur Deckung unserer Auslagen zu verlangen. Eine Umleitung an die Rufnummer, die Sie zu uns weitergeschaltet haben, ist nicht möglich. (Der Anruf würde ja wieder umgeleitet.)

Gegen gesondertes Entgelt sind auch die Annahme von Bestellungen, Terminvereinbarungen, die Erfassung besonderer Daten oder Outbound-Telefonate möglich. Gerne machen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

Eingehende Faxsendungen kommen auf der gleichen Rufnummer an und werden auf Ihrem E-Mail-Konto bereitgestellt.

Leistungserbringung

Bei unserer Tätigkeit für Sie sind wir Ihr Erfüllungsgehilfe und treten in Ihrem Namen auf. Sie erteilen uns Vollmacht, alle notwendig erscheinenden Erklärungen in Ihrem Namen abzugeben.

Mit der Bereitstellung der Einrichtungen und des Leistungsangebotes sind wesentliche Vertragsinhalte erfüllt. Die Vertragserfüllung gilt als unabhängig von der tatsächlichen Inanspruchnahme durch Sie vereinbart.

Wir verpflichten uns, Informationen, die wir im Rahmen unserer Tätigkeit für Sie über Ihren Geschäftsbetrieb erhalten, vertraulich zu behandeln und nur auf Ihre ausdrückliche Weisung an Dritte weiterzugeben.

Wir sind auch gegenüber Dritten unter keinen Umständen verantwortlich für Art und Weise sowie den Inhalt der Nachrichten, Handlungen und Leistungen, die wir in Ihrem Auftrag bearbeitet haben oder die wir aufgrund des Vertrages mit Ihnen fertigen, weiterleiten oder unternehmen. Für den Fall unserer Inanspruchnahme in zivil-, strafrechtlicher sowie ordnungsbehördlicher Hinsicht sind Sie uns sowie unserem Personal zu vollem Schadenersatz verpflichtet, bzw. stellen uns von allen Verpflichtungen frei.

Das Auftreten von Computerviren kann durch uns nicht ausgeschlossen werden. Ebensowenig ist auszuschließen, daß unbefugte Dritte (Hacker) sich Zugang zu unseren Servern verschaffen. Für eventuell durch Viren oder Hacker verursachte Schäden können wir keinerlei Haftung übernehmen.

Sie erklären uns verbindlich, dass Sie das vereinbarte Passwort geheim halten und nur an Personen weitergeben, die für Sie tätig und berechtigt sind, mit Wirkung für uns gegen Sie Serviceleistungen in Auftrag zu geben. Sie haften für jegliche durch Ihr Verhalten ermöglichte ungefugte Nutzung des Serviceangebotes.

Wir versichern, die Ihnen in Rechnung gestellten individuellen Leistungen auch ausgeführt zu haben und weisen Ihnen dies auf Wunsch anhand unserer Leistungsaufzeichnungen nach. Eine weitere Nachweispflicht besteht nicht.

Für den Fall, dass aufgrund eines Fehlers, der sich zu Ihrem oder zu unserem Vorteil ausgewirkt haben kann, das richtige Entgelt für eine Leistung nicht ermittelt werden kann, wird eine Pauschalabgeltung festgesetzt, die auf der durchschnittlichen Inanspruchnahme der jeweiligen Leistung in den drei Monaten vor dem Fehler basiert. Hat das Vertragsverhältnis weniger als drei Monates gedauert, wird die gesamte bisherige Vertragslaufzeit als Berechnungsgrundlage verwendet.

Preise, Rechnungsstellung, Zahlung

Preise, Rechnungsstellung Die Monatspauschale ist eine Bereitstellungsgebühr und jeweils zum Beginn einer Abrechnungsperiode fällig.

Die Kosten der Annahme von Anrufen und der Zeitaufwand der Weiterleitung werden nach begonnenen Minuten berechnet (siehe Preise). Es gilt die Statistik unserer Telefonanlage.

Eine eventuelle Weiterverbindung wird zum jeweils aktuellen Standard-Tarif der Telekom (Telefongebühren und SMS) berechnet.

Wir können die Monatspauschalen und/oder die Servicepreise ändern, wenn seit Vertragsabschluß oder der letzten Preisanpassung mindestens vier Monate verstrichen sind und wir Ihnen die neuen Preise mindestens einen Monat zuvor mitgeteilt haben.

Wir stellen Ihnen jeweils im letzten Monatsdrittel eine Rechnung, auf der die Pauschale des kommenden Monats sowie die Leistungen seit der letzten Rechnung aufgeführt sind. Die Fälligkeit unserer Rechnungen tritt sofort ein. Eine Verrechnung mit Leistungen aus anderen Abrechnungsperioden ist nicht möglich. Sie können mit Gegenansprüchen nur aufrechnen, wenn diese rechtskräftig festgestellt oder unstreitig sind.

Gerne stellen wir Ihnen eine ausführliche Aufstellung unserer Leistungen als Datei zur Verfügung. Einwendungen gegen eine Rechnung sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsstellung möglich, haben allerdings keine aufschiebende Wirkung. Nach Ablauf von 30 Tagen gilt unsere Rechnung als anerkannt. Auf Anforderung leisten Sie eine Kaution zur Absicherung zu erwartender Verbindungsgebühren.

Zahlung

Die Zahlung der laufenden Rechnungen kann nur per Lastschriftverfahren oder Kreditkarte erfolgen. Eine andere Abwicklung ist nicht möglich.

Zur Abwicklung per Lastschriftverfahren geben Sie uns bitte die Kontodaten auf einem separaten Formular. Diese Genehmigung können Sie jederzeit widerrufen. Das Bankinstitut ist bei unzureichender Deckung nicht zur Einlösung verpflichtet.

Sollte eine Zahlung nicht erfolgreich abgewickelt werden können (z.B. keine Deckung auf Konto oder Kreditkarte) können wir die Leistungen sofort einstellen, unabhängig davon, wer letztendlich für die Verzögerung verantwortlich ist. Mehrkosten durch wiederholte Belastung oder erhöhte Bankgebühren tragen Sie.

Vertragsbeginn, Tarif-Wechsel und Kündigung

Der Vertrag beginnt mit dem in der Bestätigung des Auftrages genannten Datum.

Sie können innerhalb von 14 Tagen nach Bestätigung des Auftrags vom Vertrag zurücktreten. Ein Rücktritt nach Leistungsbeginn bewirkt die Abrechnung erbrachter Leistungen und eines entsprechenden Teils der ersten Monatspauschale.

Sie können jeweils zum Ende eines Monats in einen anderen Tarif wechseln. Ihr Änderungswunsch muss uns schriftlich vorliegen.

Beide Parteien können den Vertrag jeweils ordentlich ohne Einhaltung von Fristen kündigen. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen. Eine nur teilweise verbrauchte Monatspauschale verfällt bei einer Kündigung durch Sie.

Bitte informieren Sie uns möglichst schon zur Monatsmitte, damit wir die Änderung bei der Erstellung der Rechnungen noch berücksichtigen können.

Haftung

Unsere Serviceleistungen werden wir nach bestem Wissen und Gewissen erledigen. Wir sorgen unter anderem durch Schulungen der Mitarbeiter und andere Qualitätssicherungsmaßnahmen dafür, daß die angebotenen Dienstleistungen stets mit der größten Sorgfalt ausgeführt werden. Dennoch kann nicht ausgeschlossen werden, daß Informationen in Einzelfällen unvollständig, inhaltlich unklar under unrichtig weitergeleitet werden. Für einen möglichst umfassenden Schutz vor hieraus resultierenden Schäden ist Ihre ergänzende Mitwirkung unabdingbar. Sobald Ihnen Anhaltspunkte dafür vorliegen, daß Informationen durch uns unvollständig, unklar oder unrichtig weitergeleitet wurden, obliegt es Ihnen, diese Unklarheiten auszuräumen, um etwaige Schäden zu verhindern oder so gering wie möglich zu halten.

Wir haften für Vermögensschäden nur dann, wenn wir oder unsere Mitarbeiter diese Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verusacht haben oder der Schaden auf der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten beruht. Bei einfach fahrlässiger Verletzung von Vertragspflichten ist die Haftung auf max. 1.000 Euro begrenzt.

Wir haften nicht für solche Schäden, die Ihnen dadurch entstehen, daß Sie Ihren vertraglichen Pflichten nicht nachkommen.

Wir haften ferner nicht für

a) Unterbrechungen der vereinbarten Leistungen infolge außergewöhnlicher Umstände (Krieg, Streik, Aussperrung, hierauf beruhende Betriebsunterbrechungen, höhere Gewalt);
b) Übermittlungs- oder Übertragungsfehler aufgrund von Missverständnissen zwischen den Personen, die Informationen geben oder empfangen in Bezug auf den Inhalt dieser Informationen;
c) Jegliche Verzögerung bei der Übermittlung von Mitteilungen infolge des Verschuldens der Telekom oder sonstiger Übermittlungsstellen, auf die wir keinen Einfluss haben.
d) Datenverlust oder –verbreitung durch technische Gebrechen unserer Ausrüstung, durch Viren oder Angriffe Dritter.

Personalabwerbung

Die Vertragsparteien verpflichten sich, innerhalb der Vertragslaufzeit und während einer Frist von zwölf Monaten danach, kein Personal der jeweils anderen Vertragspartei zu beschäftigen.

Während dieser Zeit ist auch jede kurzzeitige Tätigkeit untersagt, sofern sie Leistungen betrifft, die auch von Smiling Voice oder von Ihnen angeboten werden. Für jede Zuwiderhandlung gegen diese Vereinbarung verpflichtet sich die verletzende Partei zur Zahlung einer Konventionalstrafe von 10.000 Euro. Bei einer fortwährenden Verletzung gilt jeder Monatsbeginn als neue Zuwiderhandlung.

Sonstige Vereinbarungen

Gerichtsstand ist der Sitz von Smiling Voice. Es gilt deutsches Recht. Wir sind jedoch berechtigt, nach unserer Wahl auch am Hauptsitz Ihrer Unternehmung zu klagen oder, falls dieser in Österreich liegt, in Salzburg. In diesem Fall kann nach unserer Wahl deutsches oder österreichisches Recht angewandt werden.

Wird der Auftrag von mehreren Geschäftspartnern erteilt, so haften diese für etwaige daraus entstehende Forderungen solidarisch.

Wenn dieser Vertrag ergänzt oder geändert werden soll, so muss diese Absprache schriftlich bestätigt werden. Insbesondere müssen Zusagen, Erklärungen und Auskünfte unseres Personals zu ihrer Wirksamkeit schriftlich bestätigt werden. Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen.

Sie erklären ausdrücklich, dass wir berechtigt sind, Ihre firmenspezifischen bzw. personenspezifischen Daten, Daten über die erfolgten Telefonate und Serviceleistungen oder auch Telefonate als solche elektronisch zu speichern. Wir erklären nochmals ausdrücklich, dass wir die in unserem Besitz gelangenden Daten über Sie oder Ihr Unternehmen vertraulich behandeln werden.

Sollten einzelne Klauseln dieses Vertrages unwirksam sein oder werden oder sollte dieser Vertrag Lücken enthalten, so bleibt die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen unberührt. Wir werden die unwirksame Klausel oder die Vertragslücke einvernehmlich durch eine Klausel so ergänzen, wie es dem Sinn und Zweck dieses Vertrages am meisten entspricht.

Dies gilt auch dann, wenn die Unwirksamkeit auf einem im Vertrag vereinbarten Maß der Leistung oder Zeit (Frist/Termin) beruht; in diesem Fall tritt das rechtlich zulässige Maß an die Stelle des Vereinbarten.